Etablissez des factures irréprochables
Vous le savez, vous devez impérativement délivrer une facture chaque fois que vous effectuez une vente de biens ou réalisez une prestation de services à un client.Toute facture doit comporter un certain nombre de mentions, lesquelles sont rendues obligatoires par la loi. En cas d’inobservation de ces obligations, vous vous exposez à des sanctions.
Toutefois, les enjeux d’une bonne facturation ne sont pas seulement réglementaires. Une facture produite correctement réduira les risques éventuels de contestation. De plus, elle participera à la bonne image commerciale de l’entreprise.
Voici un tour d’horizon des mentions à faire figurer sur vos factures :
Modèle de facture : Livraison de biens
Les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures
1. Informations relatives au vendeur ou au prestataire
– Nom ou dénomination sociale de votre entreprise ou société ;
– Forme juridique et montant du capital si vous exercez sous forme de société ;
– Numéro d’immatriculation au RCS (numéro SIRET) ;
– Adresse complète du lieu d’exercice ou du siège social s’il s’agit d’une entreprise ;
– Numéro intracommunautaire d’identification à la TVA sous lequel vous avez effectué la livraison de biens ou la prestation de services (y compris sur le
territoire national) ;
N° TVA intracommunautaire : FR (pour la France) + 2 chiffres (clé informatique) + numéro SIREN
A noter : si vous êtes adhérent d’un Centre de Gestion Agréé (CGA), vous devrez par ailleurs préciser qu’en cette qualité vous acceptez les règlements par chèque.
2. Informations concernant le client
– Nom complet ou dénomination sociale
– Adresse complète de votre client
– Numéro intracommunautaire d’identification s’il s’agit d’une livraison intracommunautaire
Attention : Si la facture n’est pas établie au nom du client, il ne pourra pas récupérer la TVA. Inversement si vous comptabilisez des charges sur la base de pièces ne comportant pas votre nom et votre adresse vous perdrez le droit à déduction de la TVA.
3. Date de délivrance de la facture ou date d’émission pour celles transmises par voie électronique
4. Le numéro de la facture. La numérotation de la facture est obligatoire. Il doit s’agir d’une numérotation respectant les principes de chronologie et de continuité. Cette obligation s’applique également pour chaque facture d’acompte.
5. Informations concernant les biens livrés ou les prestations rendues :
– La quantité et la dénomination précise des biens ou services fournis
– Le taux de TVA légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération
– Le prix unitaire hors TVA
Ces informations doivent être fournies pour chacun des biens livrés ou des services rendus.
6. Les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables
7. La date de l’opération.
Il s’agit de la date à laquelle : est effectuée la livraison de biens, est achevée la prestation de services ou est versée l’acompte ; dans la mesure où une telle date est déterminée et qu’elle est différente de la date d’émission de la facture.
8. Les mentions relatives à la TVA
Il convient de mentionner :
Le taux de TVA applicable à chaque produit ou prestation
Le total hors taxes et le total de la TVA des produits ou services soumis au même taux de TVA si différents taux
sont applicables
Le montant du prix hors taxes, de la TVA et du prix TTC.
En cas de bénéfice d’un régime particulier, la référence au texte fiscal qui ouvre droit à l’application du régime doit être portée sur la facture.
9. La date de règlement
Elle doit être mentionnée explicitement sur les factures. Le délai maximal de règlement est fixé à 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date de la facture. Si les factures émises ne mentionnent pas ce délai, c’est le délai légal de 30 jours qui s’applique.
Les formules type « 30 jours fin de mois » ne suffisent pas, encore moins une formule du type « facture en votre aimable règlement ».
10. Les conditions d’escompte et les pénalités pour paiement tardif :
Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé doivent figurer sur la facture. De plus, il est nécessaire de préciser que, dans le cas où les clients usent de la faculté de bénéficier de l’escompte, seule la taxe correspondant au prix effectivement payé par eux ouvre droit à déduction. Quand le vendeur n’entend pas accorder d’escompte, la mention suivante doit figurer sur la facture : « Pas d’escompte pour règlement anticipé ».
Il convient également de mentionner les modalités de facturation des intérêts de retard pour paiement tardif. Le taux d’intérêt applicable pour le calcul des pénalités pour retard de paiement est au moins égal à 3 fois le taux d’intérêt légal. De plus, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€ est applicable.
Autres informations
Les factures rectificatives
Il existe deux possibilités pour rectifier une facture initiale mais, dans tous les cas, tout document qui modifie la facture initiale est assimilé à une facture et doit comporter les mentions obligatoires :
1) La facture de remplacement doit faire référence à la facture initiale et mentionner son annulation par la mention « Annule et remplace ».
2) La note d’avoir doit comporter, outre les mentions obligatoires :
a. la référence à la facture initiale ou, à défaut, par exemple pour les remises de fin d’année, à un ensemble de factures ou au contrat auquel se rapportent
les factures en cause, à condition de préciser la période d’émission de ces factures
b. le montant HT du rabais et celui de la TVA correspondante
c. le montant du total HT et celui de la TVA due après application de la remise
Les conditions générales de vente
La mention des conditions générales de vente sur la facture est facultative, mais fortement conseillée. Elles ne sont jamais arrêtées une bonne fois pour toute …Il faut donc régulièrement les mettre à jour. De plus, elles nécessitent des connaissances en droit commercial, qui sont celles des Avocats. Les solutions qui s’offrent à vous, sont alors les suivantes :
- prendre les Conditions Générales de Ventes, généralement proposées par les syndicats … qui sont réalisées par des Avocats … mais les activités réalisées par votre entreprise ne correspondent jamais tout à fait à ces activités professionnelles … Votre « filet risque » d’avoir des « trous » …
- prendre les Conditions Générales de Ventes d’un conçurent … mais ses activités ne sont peut-être pas tout à fait identiques aux vôtres … à condition que ce dernier ne traine pas de nombreux contentieux en la matière …
- au final, L’Avocat (spécialisé en droit commercial) reste le meilleur prestataire.
Autres mentions particulières
- En cas d’exonération, d’auto liquidation, ou d’application de la taxation sur la marge, il convient de mentionner la référence au texte fiscal qui ouvre droit
à l’application du régime. - Les bénéficiaires de la franchise en base doivent indiquer sur les factures qu’ils délivrent, la mention « TVA non applicable art. 293 B du CGI ».
- Les assujettis revendeurs qui appliquent le régime particulier de la marge, de plein droit ou sur option, ne peuvent pas faire apparaître la TVA sur leurs factures et doivent faire figurer la mention suivante : « Régime particulier – Biens d’occasion ».
- Pour les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150€, il est admis que ne soient pas mentionnées votre numéro individuel d’identification (N°TVA intracommunautaire) ainsi que toute mention indiquant le bénéfice d’un régime d’exonération.
- S’il s’agit d’une prestation de service, la TVA ne sera due au Trésor Public qu’au moment du paiement par le client de la facture. La mention « TVA payée sur les encaissements » n’est pas obligatoire mais est recommandée car elle conditionne la déductibilité de la TVA pour le client.
Les sanctions
1) Les sanctions fiscales :
- La déduction de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est susceptible d’être remise en cause ;
- Les omissions ou inexactitudes dans les mentions que doivent comporter les factures sont sanctionnées par une amende de 15 € par mention omise ou manquante ;
- De même, sont sanctionnées d’une amende fiscale égale à 50 % du montant des facturations litigieuses les infractions graves en matière de facturation (absence de facture, facturation d’opérations fictives,…) ;
- Plus généralement, se soustraire au paiement de la TVA pour des achats ou des ventes sans facture ou avec des factures mentionnant un prix erroné peut être sanctionné par une amende de 75 000 € et/ou d’un emprisonnement de 5 ans.
2) Les sanctions pénales :
Le défaut de facturation ou l’omission de certaines mentions (nom de l’entreprise, nom du client, date de la facture…) constitue un délit sanctionné par une amende de 75 000 €. Les juges peuvent augmenter le montant de l’amende en le portant à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû l’être.
En cas de récidive dans un délai de 2 ans, le maximum de la peine encourue est doublé.
Remarque : Vendeurs et acheteurs sont condamnables :
– Le vendeur doit délivrer une facture conforme.
– L’acheteur doit réclamer la facture et doit veiller à ce qu’elle comporte les mentions obligatoires.
Conclusion
Cette Fiche Conseil se veut concise, elle ne peut donc pas aborder tous les cas particuliers et n’a donc pas un caractère exhaustif.
N’hésitez pas à contacter le cabinet pour que nous procédions ensemble à l’audit de vos factures, et si besoin est, à leur mise en conformité.
Nous pourrions également, si vous le souhaitez, faire un tour d’horizon de vos conditions générales de vente qui doivent aménager vos relations avec vos clients, au mieux des intérêts de votre entreprise.
